Semakin maju teknologi, semakin terpacu juga pebisnis untuk mencari cara agar bisnis tetap bertahan dengan segala inovasi yang digelontorkan. Tentunya untuk mencapai inovasi diperlukan juga teknik pengelolaan bisnis terpadu dengan suatu sistem modern, sebut saja ERP. Dalam bahasa Inggris, ERP (Enterprise Resource Planning) berarti Perencanaan Sumber Daya Perusahaan. Sumber Daya yang seperti apa yang direncanakan? Apa kaitannya dengan pengelolaan bisnis? Bagaimana mekanisme kerjanya? Dan bagaimana cara memperoleh sistem itu? Di artikel ini kita akan mengupas tuntas ERP dan tentunya akan menemukan korelasi baik/ buruknya dengan investasi perusahaan Anda.

Sejarah mencatat bahwa ERP merupakan penerusan dari sistem MRP (Manufacturing Resource Planning) di mana MRP evolusi dari Material Requirement Planning yang menjadi cikal bakal ERP sekarang ini. ERP secara sistem tidak langsung bersinggungan dengan pelanggan karena memang fungsinya diperuntukkan bagi urusan belakang layar alias back office, tidak seperti software front office seperti poin of sale. Adapun proses bisnis back office yang dimaksud meliputi proses produksi, pembelian, pergudangan, distribusi, pencetakan nota pengadaan barang, stock opname, rekonsiliasi bank, dan sebagainya yang berkaitan dengan proses pencatatan akuntansi. Singkat kata, ERP merupakan software akuntansi terintegrasi untuk back office.

Jika berbicara mengenai pengelolaan bisnis, tentunya ERP amat sangat erat kaitannya dengan pengelolaan keuangan dan bagian vital bisnis. Ibarat sebuah mobil harus memiliki mesin dan dijalankan oleh pengemudi. ERP bisa disebut sebagai mesin perusahaan di mana segala proses kerja bisnis dinput, direkam, diolah, dan otomatis terhasil informasi yang diperlukan untuk mengambil keputusan bisnis.

Lantas bagaimana sebenarnya bagian-bagian modular yang terdapat dalam sistem tersebut? Sebagian besar sistem back office ini dapat dibagi ke dalam 3 modul utama yakni modul akuntansi dan keuangan, modul operasional, dan modul sumber daya manusia. Perinciannya bisa diuraikan sebagai berikut:

1. Modul Akuntansi dan Keuangan
Modul ini digunakan untuk semua peristiwa dalam divisi keuangan (financial division) semisal pencatatan akuntansi secara umum, pengelolaan kas dan bank, perencanaan investasi perusahaan, analisis keuangan, dll.

2. Modul Operasional
Berdasarkan namanya, modul ini digunakan untuk semua aktivitas operasional perusahaan seperti pembelian, proses produksi, distribusi, pengelolaan persediaan, quality control, pengelolaan utang dan piutang, dll.

3. Modul Sumber Daya Manusia
Ia akan memudahkan Human Resource Department dalam mengendalikan SDM perusahaan sebab sistem mengakomodasi pencatatan payroll, pelatihan pengembangan kemampuan, dan sebagainya yang berkaitan dengan manajemen SDM.

Dari ketiga aspek modular tersebut, sudah bisa dibayangkan simpelnya suatu pengelolaan bisnis diimplementasikan secara terpadu dalam satu sistem berdasarkan bagiannya masing-masing. Berikut ini keuntungan yang bisa diperoleh:

1. Pengawasan keuangan oleh bagian manajemen teratas dapat mudah dilakukan sebab semua peristiwa data keuangan terintegrasi oleh sistem dan langsung menyajikan informasi dalam bentuk laporan keuangan.
2. Pembakuan prosedur operasional. Dengan pembakuan ini, setiap alur kegiatan operasional menjadi terorganisasi sehingga memperkecil kemungkinan kesalahan pengerjaan sekaligus efisiensi waktu pengerjaan.
3. Penyeragaman kaidah pencatatan keuangan dan akuntansi. Bagi perusahaan besar yang memiliki banyak cabang dapat menyeragamkan kaidah akuntansi yang akan digunakan, entah itu metode persediaan, basis akuntansi, metode arus kas, dsb.

Nah, setelah kita mengetahui apa saja yang dilakukan oleh software ERP dan keuntungan apa saja yang didapat, sekarang kita harus mengetahui juga ada berapa macam software ERP yang disediakan di pasaran. Langkah apa yang harus dipertimbangkan perusahaan untuk memilihnya. Secara umum, software ERP sudah banyak dijual oleh berbagai macam perusahaan baik lokal maupun internasional. Di Indonesia sendiri, pemasarannya cenderung business to business (B to B) yang artinya pendekatan langsung kepada bisnis yang memiliki prospek. Adapun software ERP yang ada terdiri dari 2 penyediaan yang berbeda yakni Software Jadi dan Software Pesanan (Modifikasi).

Software Jadi

Software ini sudah dibuat di awal berdasarkan riset ke lapangan sehingga secara pasti penyedia sudah membuat paket-paket edisi yang cocok untuk berbagai bidang usaha yang ada di lapangan baik skala mikro, kecil, menengah, maupun besar. Perusahaan melalui pebisnis atau pegawai yang bersinggungan langsung dengan akuntansi dapat langsung memilih edisi apa yang cocok atau paling tidak nyaris mendekati dengan alur bisnisnya. Tentunya sebelum memilih edisi yang sudah jadi ini, perusahaan berhak konsultasi kepada tim konsultan produk penyedia secara perinci sehingga memperoleh rekomendasi yang tepat. Karena jenis software ini sudah dibuat diawal tanpa dimungkinkannya pengubahsuaian program (tidak dapat dimodifikasi) namun hanya dimungkinkan upgrade fasilitas, layanan purnajual pun terjamin, katakanlah pelatihan (training) dan layanan bantuan baik gratis maupun berbayar. Penyedia menyajikan layanan training agar pengguna bisa belajar, memahami, dan menyesuaikan diri dengan prosedur input di software jadinya.

Sasaran perusahaan akan software jadi ini tidak harus selalu perusahaan besar, tetapi juga institusi pendidikan, jasa, nirlaba, perusahaan skala kecil bahkan dapat juga diimplementasikan untuk pembukuan rumah tangga. Inilah mengapa software ERP dengan model yang sudah jadi ini banyak menjadi incaran perusahaan dengan pertimbangan ke-simpel-annya, implementasi cepat, dan jaminan layanan purnajualnya. Software jadi ini bisa juga disebut sebagai software semi-ERP.

Software Pesanan

Menurut namanya, software ini memang dibuat berdasarkan pesanan perusahaan alias belum ada wujud barunya jika belum ada yang memesan. Penyedia akan membuat software ERP model pesanan ini jika ada perusahaan yang menjadi prospek proyeknya. Karena modelnya berupa pesanan, banyak tahapan yang harus dilalui oleh perusahaan agar pertimbangan memilih software ini tidak salah langkah. Adapun tahapan yang harus dilalui sebagai berikut:

1. Persiapkan data secara perinci alur kegiatan bisnis yang terdiri dari setidaknya 3 alur utama yakni kegiatan operasional, kegiatan keuangan dan akuntansi, dan kegiatan departemen sumber daya manusia (HRD).
2. Pertimbangkan apakah langkah menggunakan software ERP modifikasi/ pesanan ini dapat mengembangkan kinerja perusahaan dan bagaimana proyeksinya.
3. Pertimbangkan apakah para pelaku usaha/ tenaga kerja sanggup mengimplementasikan software ERP model ini.
4. Pertimbangkan anggaran beban yang harus dikeluarkan untuk investasi di software ERP pesanan ini.
5. Pemilihan penyedia/ vendor yang bonafide.
6. Konsultasikan secara lengkap semua poin 1 hingga 5 kepada penyedia.

Ini adalah 6 poin utama yang harus dilalui meskipun ada poin lainnya yang mungkin bisa ditambahkan. Dari uraian di atas, yang akan terlintas di pikiran Anda pasti pemilihan software model ini biasanya dilakukan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar. Ya, pemikiran Anda tepat. Pasalnya dana yang wajib diinvestasikan untuk satu sistem ERP pesanan ini biasanya tidak kurang dari ratusan juta rupiah dan tentunya memerlukan waktu berbulan-bulan bahkan tahunan agar bisa memulai implementasinya (ini pun baru tahap awal).

Adapun kendala yang ditemui untuk memulai penerapan software ERP pesanan adalah sebagai berikut:

1. Investasi sangat mahal sebab ERP model modifikasi ini merupakan software yang bisa diubahsuai (modified) berdasarkan kebutuhan perusahaan.
2. Tidak ada jaminan keberhasilan implementasi di suatu perusahaan meskipun ada juga perusahaan yang telah membuktikan keberhasilannya.
3. Karena ia dibuat berdasarkan pesanan alur operasional perusahaan, proses pembuatannya tidak jarang memerlukan waktu berbulan-bulan bahkan tahunan. Hal ini dapat terjadi karena pihak penyelenggara harus menguji coba software buatannya dan memastikan sedikit bug yang kemungkinan muncul. Lamanya pengembangan software dan implementasi inilah yang menjadi salah satu sebab harganya sangat menjulang tinggi.
4. Pelatihan yang berterusan kepada para pegawai yang menjalankan sistem ini.
5. Biaya layanan purnajual seperti pemeliharaan dan bantuan yang cukup besar dan biasanya dibayar di muka untuk jangka waktu tertentu.

Oleh sebab itu, investasi di bidang software ERP harus dimulai dengan pembelajaran pengalaman dari suksesor terdahulu diiringi dengan metode perencanaan yang tepat. Sebaiknya kenali skala bisnis Anda dan kenali kebutuhan yang tepat.

Apakah software ERP tailor made cocok untuk Anda? Jika ini bukan pilihan Anda, Anda layak mengintip software akuntansi dan manajemen bisnisyang kami sediakan dengan mudah untuk berbagai jenis bidang usaha. Intip di banner di bawah ini dan rasakan langsung kemudahannya.

 

Artikel ini hasil kerja sama PengusahaMuslim.com dengan .

Informasi

• SPONSOR hubungi: 081 326 333 328
• DONASI hubungi: 087 882 888 727
• Donasi dapat disalurkan ke rekening: 4564807232 (BCA) / 7051601496 (Syariah Mandiri) / 1370006372474 (Mandiri). a.n. Hendri Syahrial